IMPRENSA OFICIAL - VIRADOURO
Publicado em 10 de janeiro de 2024 | Edição nº 2445 | Ano XI
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
DECRETO Nº 7.187, DE 08 DE JANEIRO DE 2024.
“Cria a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo – CPAD, no âmbito da Administração Municipal de Viradouro/SP e dá providências.”
Antônio Carlos Ribeiro de Souza, Prefeito Municipal de Viradouro, Estado de São Paulo, usando de suas atribuições legais, e
CONSIDERANDO os atos normativos que determinam e embasam a adição dos procedimentos técnicos de gestão de documentos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, em especial a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 3º define o que se considera como atividades de gestão de documentos, e no seu artigo 9º dispõe sobre a necessidade de autorização da instituição arquivística pública, na específica esfera de competência, para a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público;
CONSIDERANDO o Decreto nº 4.073, de 3 janeiro de 2002, que no seu artigo 18 dispõe sobre a constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal, a utilização dos procedimentos de análise, avaliação e seleção dos documentos relativos às atividades-meio da Administração Pública;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), suas alterações e as normatizações determinadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD, em especial quanto guarda e eliminação de dados pessoais;
DECRETA:
Art. 1º - Fica criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo no âmbito da Administração Municipal, a qual compete:
1. definir, orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação; tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;
2. documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD, respeitando-se os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública;
3. os documentos relativos às atividades-fim serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD, respeitando-se os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim;
4. procederá à revisão periódica da Tabela de Temporalidade de Documentos;
5. orientar a execução das decisões registradas na Tabela envolvendo eliminação, transferência, recolhimento e reprodução de documentos;
6. aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos e submetê-las às autoridades competentes, gestor municipal e secretarias/diretorias dos respectivos documentos para aprovação das mesmas;
7. elaborar ata de aprovação de Listagens de Eliminação de Documentos;
8. elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial do Município;
9. supervisionar as eliminações, que serão efetuadas por meio de fragmentação manual ou mecânica, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida;
10. supervisionar a elaboração do Termo de Eliminação de Documentos, dar publicidade em portal ou sítio próprio;
11. propor critérios e aprovar a seleção de amostragem dos documentos em fase de eliminação, quando for o caso;
12. propor a constituição de comissões especiais provisórias ou grupos de trabalho provisórios ou a colaboração de agentes públicos convidados para tratar de assuntos específicos relacionados à execução de suas competências;
13. manter o intercâmbio com outras comissões, grupos de trabalho ou instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;
14. promover, junto aos setores que compõem a Administração Municipal, a divulgação dos trabalhos desenvolvidos pela Comissão;
15. fomentar, em âmbito :institucional: a integração, a padronização de procedimentos e a modernização dos serviços de arquivo;
16. elaborar e rever, sempre que necessário, suas competências;
17. atender ao disposto na legislação vigente e cumprir as diretrizes estabelecidas pela Lei Geral de Proteção de Dados e suas normativas.
Art. 2º - A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo será composta por 01(um) presidente e 02 (dois) membros efetivos, que serão designados pelo Prefeito Municipal em portaria específica.
Art. 3º - São atribuições:
I- Do presidente:
a) convocar e presidir as reuniões da comissão;
b) fazer cumprir as decisões tomadas pela comissão;
c) orientar quanto ao processo de análise, avaliação e seleção da documentação;
d) aprovar e encaminhar as Listagens de Eliminação de Documentos e os Termos de Eliminação de Documentos e encaminhar os Editais de Ciência de Eliminação de Documentos aos órgãos competentes;
e) representar interna e externamente a comissão ou designar o respectivo membro para fim específico;
f) dispor sobre os demais assuntos administrativos internos da comissão;
g) supervisionar a execução dos trabalhos de seleção, triagem, eliminação e guarda dos documentos constantes no arquivo morto.
II - Dos membros:
a) orientar e dirimir dúvidas quanto ao processo de análise, avaliação e seleção da documentação;
b) supervisionar as eliminações, garantindo que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida;
c) zelar pelo cumprimento das decisões tomadas pela comissão;
Art. 4º - O presidente da Comissão poderá solicitar à repartição pública atinente aos documentos:
a) o assessoramento aos assuntos relacionados com os documentos da área de atuação da respectiva repartição;
b) o fornecimento de dados sobre a documentação;
c) a apresentação das circunstâncias que justifiquem a prorrogação dos prazos de guarda dos documentos.
Art. 5º - Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Prefeitura Municipal de Viradouro, 08 de janeiro de 2024.
ANTÔNIO CARLOS RIBEIRO DE SOUZA
PREFEITO MUNICIPAL
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