IMPRENSA OFICIAL - RIO CLARO
Publicado em 03 de junho de 2024 | Edição nº 1632 | Ano XIX
Entidade: Gabinete do Prefeito | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
D E C R E T O Nº 13.324
de 20 de maio de 2024
(Dispõe sobre a aprovação do Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da Gestão da Política de Esporte e Lazer)
GUSTAVO RAMOS PERISSINOTTO, Prefeito Municipal de Rio Claro, no uso de suas atribuições legais, e
CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO que ao Município cabe a definição dos critérios de organização e vinculação dos arquivos municipais das Secretarias, bem como a gestão e o acesso aos documentos de arquivo, de acordo com o artigo 21 da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO as disposições da Lei Municipal nº 0132, de 23 de maio de 2018, que reorganiza o Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro (APHRC) e dá outras providências correlatas, dentre elas, regulamentaram o Sistema de Arquivos do Município de Rio Claro (SIARC);
CONSIDERANDO as disposições do Decreto Municipal nº 11.464 de 20 de maio de 2019, que cria a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) no âmbito da Administração Direta e Indireta do Município de Rio Claro e dá outras providências;
CONSIDERANDO as disposições do Decreto nº 11.572 de 04 de setembro de 2019, que dispõe sobre os arquivos públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Município de Rio Claro, define normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo;
CONSIDERANDO a responsabilidade dos órgãos da Administração Municipal Pública Direta, Indireta e Fundacional, na proteção e conservação dos documentos de valor probatório e informativo;
CONSIDERANDO a necessidade de reduzir ao mínimo essencial à documentação acumulada nos arquivos correntes e intermediários da Administração Municipal Direta, Indireta e Fundacional, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e a preservação da memória coletiva;
CONSIDERANDO a importância de implantar processo de avaliação de documentos, visando à elaboração e a aplicação de Planos de Classificação (PC) e Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD);
CONSIDERANDO a urgente necessidade de liberar espaços, reduzindo ao mínimo essencial a documentação acumulada, sem prejuízo à Administração, à comunidade e a memória administrativa;
CONSIDERANDO a importância de agilizar as comunicações administrativas, racionalizar a produção de documentos e normalizar o fluxo documental;
CONSIDERANDO a necessidade de se assegurar o amplo acesso aos documentos e informações municipais e a adequada proteção àqueles que guardam alguma restrição ao acesso, conforme a Lei Federal de Acesso à Informação nº 12.527 de 18 de novembro de 2011,
D E C R E T A :
Art. 1º - Fica aprovado o Plano de Classificação (PC) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) das Atividades-Fim da Gestão da Política de Esporte e Lazer, constante do Anexo II e III, que fazem parte integrante deste Decreto.
Art. 2º - O PC e TTD das Atividades-Fim da Secretaria Municipal de Esportes apresenta um índice alfabético, constante do Anexo I.
Parágrafo Único - A tabela referida no caput indica todos os documentos de arquivo produzidos pela Secretaria Municipal de Esportes, no desempenho de suas atividades-fim.
Art. 3º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA), por meio de seus representantes, fará a aplicação do PC aprovado e a TTD das Atividades-Fim na Secretaria Municipal de Esportes, homologada por este Decreto.
Art. 4º - Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação.
Rio Claro, 20 de maio de 2024
GUSTAVO RAMOS PERISSINOTTO
Prefeito Municipal
JOSÉ RENATO MARTINS
Secretário Municipal de Justiça
Publicado na Prefeitura Municipal de Rio Claro, na mesma data supra.
LUIZ ROGERIO MARCHETI
Secretário Municipal da Administração
departamento de expediente /jb
Anexo I - Índice
A | Código de Classificação | ||
| Ata de horário de trabalho pedagógico coletivo (HTPC) do esporte |
| 20.1.1.1 | |
C |
|
| |
| Cadastro contratados FADENP | Use | Dossiê de contratados pelo Fundo de Apoio ao Desporto Não Profissional - FADENP | 20.1.1.3 |
| Calendário homologado de atividades esportivas |
| 20.1.1.2 | |
D |
|
| |
| Dossiê de contratados pelo Fundo de Apoio ao Desporto Não Profissional - FADENP |
| 20.1.1.3 | |
| Dossiê de evento esportivo |
| 20.1.1.4 | |
| Dossiê de evento recreativo |
| 20.1.1.5 | |
F |
|
| |
| Ficha de Inscrição Atletas | Integra | Dossiê de evento esportivo | 20.1.1.4 |
L |
|
| |
| Lista de chamada de alunos de atividades esportivas |
| 20.1.1.6 | |
| Livro de atas e procedimentos | USE | Processo de atribuição de classes e aulas para professores da Secretaria de Esportes | 20.1.1.7 |
P |
|
| |
| Planos de jogos regionais e jogos abertos | Integra | Dossiê de evento esportivo | 20.1.1.4 |
| Prestação de contas da FADENP | USE | Expediente de auditoria e prestação de contas | TTD-Meio |
| Processo de atribuição de classes e aulas para professores da Secretaria de Esportes |
| 20.1.1.7 | |
| Prontuário médico dos alunos de atividades esportivas |
| 20.1.1.8 | |
R |
|
| |
| Registro de matrícula de alunos de atividades esportivas |
| 20.1.1.9 | |
| Registro fotográfico e material histórico de eventos esportivos |
| 20.1.1.10 | |
S |
|
| |
Solicitação de reforma ou manutenção de equipamentos esportivo (quadra, campo e outros) |
| 20.1.1.11 |
Anexo - II Plano de Classificação da Secretaria Municipal de Esportes
| Função: | 20 | GESTÃO DA POLÍTICA DE ESPORTE E LAZER (FUNÇÃO) |
| Subfunção: | 20.1 | Planejamento das ações de esporte e lazer (SUBFUNÇÃO) |
| Atividade: | 20.1.1 | Realização e acompanhamento de atividades de esporte e lazer |
| Documento: | 20.1.1.1 | Ata de horário de trabalho pedagógico coletivo (HTPC) do esporte |
| 20.1.1.2 | Calendário homologado de atividades esportivas | |
| 20.1.1.3 | Dossiê de contratados pelo Fundo de Apoio ao Desporto Não Profissional - FADENP | |
| 20.1.1.4 | Dossiê de evento esportivo | |
| 20.1.1.5 | Dossiê de evento recreativo | |
| 20.1.1.6 | Lista de chamada de alunos de atividades esportivas | |
| 20.1.1.7 | Processo de atribuição de classes e aulas para professores da Secretaria de Esportes | |
| 20.1.1.8 | Prontuário médico dos alunos de atividades esportivas | |
| 20.1.1.9 | Registro de matrícula de alunos de atividades esportivas | |
| 20.1.1.10 | Registro fotográfico e material histórico de eventos esportivos | |
| 20.1.1.11 | Solicitação de reforma ou manutenção de equipamentos esportivo (quadra, campo e outros) |
Anexo - III Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim da Secretaria Municipal de Esportes
20 GESTÃO DA POLÍTICA DE ESPORTE E LAZER (FUNÇÃO) | ||||||
20.1 Planejamento das ações de esporte e lazer (SUBFUNÇÃO) | ||||||
ATIVIDADES | DOCUMENTOS | PRAZO DE GUARDA | DESTINAÇÃO | OBSERVAÇÕES | ||
Código | Tipo | Unidade Produtora | Unidade com atribuições de Arquivo | Eliminação ou Guarda Permanente | ||
20.1.1 | 20.1.1.1 | Ata de horário de trabalho pedagógico coletivo (HTPC) do esporte | 5 anos | 5 anos | Eliminação | |
20.1.1.2 | Calendário homologado de atividades esportivas | Vigência | 5 anos | Eliminação | Vigência encerra-se ao final de cada ano letivo. | |
20.1.1.3 | Dossiê de contratados pelo Fundo de Apoio ao Desporto Não Profissional - FADENP | Até a aprovação das contas | 12 anos | Eliminação | O Dossiê de contratados pelo FADENP pode integrar o Expediente de auditoria e prestação de contas. Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 14.133/2021, arts. 178 ao 180; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H. | |
20.1.1.4 | Dossiê de evento esportivo | Vigência | 2 anos | Eliminação | Pode integrar o dossiê de evento esportivo: ficha de inscrição de atletas por modalidades; cópias de ofícios de solicitação de recursos materiais, financeiros e de pessoal; e elaboração de projetos esportivos. O Dossiê de evento esportivo pode integrar o Expediente de auditoria e prestação de contas. Vigência encerra-se com a término do evento. |
20.1.1.5 | Dossiê de evento recreativo | Vigência | 2 anos | Eliminação | O Dossiê de evento recreativo pode integrar o Expediente de auditoria e prestação de contas. Vigência encerra-se com a término do evento. |
20.1.1.6 | Lista de chamada de alunos de atividades esportivas | Vigência | 2 anos | Eliminação | Vigência encerra-se com o desligamento do aluno. |
20.1.1.7 | Processo de atribuição de classes e aulas para professores da Secretaria de Esportes | Vigência | 5 anos | Eliminação | Vigência até a conclusão do processo de atribuição. |
20.1.1.8 | Prontuário médico dos alunos de atividades esportivas | Vigência | 2 anos | Eliminação | Vigência encerra-se com o desligamento do aluno. |
20.1.1.9 | Registro de matrícula de alunos de atividades esportivas | Vigência | 2 anos | Eliminação | Vigência encerra-se com o desligamento do aluno. |
20.1.1.10 | Registro fotográfico e material histórico de eventos esportivos | Vigência | 0 | Guarda Permanente | Vigência encerra-se com a término do evento. |
20.1.1.11 | Solicitação de reforma ou manutenção de equipamentos esportivo (quadra, campo e outros) | Vigência | 1 ano | Eliminação | Vigência até a execução. |
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
